Die Auswahl des idealen Hotels ist ein Eckpfeiler für die erfolgreiche Planung einer Firmenveranstaltung. Der Veranstaltungsort gibt den Ton an, beeinflusst das Erlebnis der Teilnehmer und wirkt sich direkt auf die reibungslose Durchführung Ihrer Agenda aus.
Von kleinen Vorstandssitzungen bis hin zu großen Konferenzen kann das richtige Hotel Ihre Veranstaltung von gewöhnlich zu herausragend machen.
Hier sind fünf entscheidende Tipps, die Ihnen bei der perfekten Hotelauswahl für Ihre nächste Firmenveranstaltung helfen.
1. Ausrichtung auf Ihre Vision: Lage, Erreichbarkeit und Ambiente
So wie die Definition Ihrer Veranstaltungsziele von größter Bedeutung ist, so wichtig ist es auch, die Ausrichtung des Hotels auf Ihre Gesamtvision zu berücksichtigen.
Die Lage ist ein entscheidender Faktor. Ist es für Ihre Teilnehmer leicht erreichbar, unter Berücksichtigung von Anfahrtswegen, öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkmöglichkeiten? Wenn Teilnehmer von außerhalb anreisen, kann die Nähe zu Flughäfen oder Bahnhöfen deren Erfahrung erheblich verbessern.
Berücksichtigen Sie darüber hinaus das Ambiente und die allgemeine Ästhetik des Hotels. Passt es zu Ihrer Unternehmenskultur und der gewünschten Atmosphäre Ihrer Veranstaltung?
Ein modernes, elegantes Hotel könnte perfekt für eine Technologiekonferenz sein, während ein traditionelleres Ambiente besser zu einem formellen Galadinner passen könnte.
Bewerten Sie nicht nur die physische Lage, sondern auch das ungreifbare Gefühl des Hotels, um sicherzustellen, dass es den Zweck Ihrer Veranstaltung ergänzt.
2. Bewertung der Veranstaltungskapazitäten
Der Kern Ihrer firmenveranstaltung dreht sich wahrscheinlich um Besprechungen, Präsentationen oder Workshops. Bewerten Sie daher die Veranstaltungskapazitäten des Hotels gründlich.
Erkundigen Sie sich nach der Anzahl und Größe der Tagungsräume und stellen Sie sicher, dass diese Ihre erwartete Teilnehmerzahl und die gewünschte Bestuhlung (z. B. Theaterstil, Sitzungssaal, Klassenzimmer) bequem aufnehmen können.
Entscheidend ist, dass Sie sich mit der technischen Infrastruktur auseinandersetzen. Bietet das Hotel zuverlässiges und schnelles WLAN, ausreichend audiovisuelle Ausstattung (Projektoren, Leinwände, Mikrofone, Soundsysteme) und technischen Support vor Ort?
Eine reibungslose technische Ausstattung ist für problemlose Präsentationen und die Einbindung der Teilnehmer unerlässlich. Zögern Sie nicht, nach Grundrissen, Kapazitätstabellen und einer detaillierten Auflistung der verfügbaren Ausstattung zu fragen.
3. Bewertung von Gästekomfort und Annehmlichkeiten
Bei mehrtägigen Veranstaltungen oder solchen mit auswärtigen Teilnehmern werden der Komfort und die Bequemlichkeit der Gästezimmer und Annehmlichkeiten des Hotels zu wichtigen Faktoren.
Berücksichtigen Sie die Qualität der Unterkünfte und stellen Sie sicher, dass sie sauber, gut gepflegt sind und notwendige Annehmlichkeiten wie bequeme Betten, Schreibtische und zuverlässigen Internetzugang bieten. Erkunden Sie neben den Zimmern auch die weiteren Angebote des Hotels.
Gibt es gastronomische Einrichtungen vor Ort, die unterschiedlichen Geschmäckern und Ernährungsbedürfnissen gerecht werden?
Gibt es Gemeinschaftsbereiche, in denen sich die Teilnehmer vernetzen und entspannen können, wie z.B. eine Lobby-Lounge, ein Business Center oder Fitnesseinrichtungen?
Ein Hotel, das den Gästekomfort in den Vordergrund stellt, trägt maßgeblich zu einem positiven Gesamterlebnis der Veranstaltung bei und wirft ein gutes Licht auf Ihre Organisation.
4. Überprüfung von Service und Support
Selbst das schönste Hotel mit modernsten Einrichtungen kann hinter den Erwartungen zurückbleiben, wenn der Service mangelhaft ist. Bewerten Sie die Reaktionsfähigkeit, Professionalität und Bereitschaft des Hotelpersonals, auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung einzugehen.
Von der ersten Anfrage und der Besichtigung bis hin zur Unterstützung vor Ort während Ihrer Veranstaltung sollten Sie auf deren Kommunikations- und Problemlösungsfähigkeiten achten.
Erkundigen Sie sich nach einem dedizierten Veranstaltungsteam oder einem Ansprechpartner, der für die logistischen Bedürfnisse Ihrer Veranstaltung zuständig ist.